Общий срок хранения документов указан в части 1 Налогового кодекса РФ – 4 года. Это относится и к документации, которая подтверждает расходы для целей налогообложения прибыли. Минфин в своем письме от 16.08.2019 г. № 03-03-06/1/62257 подтвердил, что налогоплательщики обязаны сохранять данные бухгалтерского и налогового учета в течение 4-х лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Именно в течение такого срока надо хранить документы, подтверждающие доходы и расходы организаций и ИП.

К расходам, связанным с производством и реализацией, относят суммы начисленной амортизации (подп. 3 п. 2 ст. 253 НК). Их нужно рассчитывать ежемесячно исходя из первоначальной стоимости имущества и срока его полезного использования.

 Таким образом, срок хранения документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, составляет 4 года, поскольку:

• общий срок хранения документов о доходах и расходах равен 4 года;
• основные средства относятся к амортизируемому имуществу;
• амортизация признается расходом для целей налогообложения прибыли.

За нарушение правил хранения документов предусмотрена налоговая ответственность. Если нарушены сроки, то для налогоплательщика предусмотрен штраф – 10 000. руб. За подобное нарушение в нескольких налоговых периодах наказание ужесточается – штраф 30 000 руб. Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы – штраф 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Нарушение сроков хранения документов влечет за собой и административный штраф для должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП). При повторном нарушении последней статьи ответственность строже – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1-2 года.

Налоговая инспекция вправе запрашивать пояснения при камеральной проверке деклараций, если в них выявили ошибки. Кроме того, ИФНС может затребовать на проверку документы, если в декларации отражен убыток или операции, к которым применяют налоговые льготы.