Минфин России в письме от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 разъяснил как следует заверять копии документов, представляемые в налоговый орган.
Копией документа является его экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Для обеспечения юридической значимости копии документа необходимо ее заверить надлежащим образом. При заверении соответствия копии документа оригиналу ниже реквизита «подпись» следует проставить надпись: «верно», должность лица, личная подпись и ее расшифровка, дата заверения.
В деловой практике существуют такие способы заверения копий документов:
- заверение каждого отдельного листа копии документа;
- прошитие многостраничной копии документа и заверение ее в целом.
При заверении прошитой многостраничной копии документа нужно:
- обеспечить возможность свободного чтения его текста и копирования каждого листа;
- исключить возможность механического разрушения при его изучении;
- осуществить последовательную нумерацию листов;
- при заверении указать общее количество листов в подшивке (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись);
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть реквизиты: «подпись», «верно», должность лица и его личная подпись с расшифровкой, дата заверения, надпись «всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью___листов» (количество листов указывается словами).
Плательщикам необходимо предоставлять заверенные копии документов с сопроводительным письмом и их описью для обеспечения своих прав на ограничение повторного их истребования налоговым органом.